Polityka prywatności Sales Optimizer

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://salesoptimizer.pl/ oraz z panelu Sales Optimizer.

Dbamy o prywatność użytkowników i przetwarzamy dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawą Prawo komunikacji elektronicznej oraz innymi właściwymi przepisami.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Livebit Paweł Krzych
ul. gen. Franciszka Kleeberga 9
72-100 Goleniów
NIP: 8561797431
e-mail: bok@salesoptimizer.pl

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem: bok@salesoptimizer.pl.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

2. Czym jest Sales Optimizer

Sales Optimizer jest narzędziem internetowym dla sprzedawców Allegro, które pomaga tworzyć szkice ofert-zestawów, czyli wielopaków, na podstawie istniejących ofert Allegro.

W ramach korzystania z panelu użytkownik może w szczególności:

• założyć konto i zalogować się do panelu,

• połączyć konto Allegro,

• zsynchronizować wybrane oferty Allegro,

• wygenerować szkice nowych ofert-zestawów,

• korzystać z kredytów,

• przeglądać historię zadań,

• tworzyć szkice ofert po stronie Allegro,

• kupować kredyty lub zamawiać ich zakup na podstawie faktury i przelewu.

3. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z serwisu i panelu.

3.1. Dane osób odwiedzających stronę internetową

Podczas korzystania z publicznej części strony możemy przetwarzać:

• adres IP,

• dane techniczne przeglądarki i urządzenia,

• datę i godzinę wizyty,

• odwiedzane podstrony,

• źródło wejścia na stronę,

• informacje o aktywności na stronie,

• dane z plików cookies lub podobnych technologii.

Dane te są wykorzystywane w celach technicznych, analitycznych, bezpieczeństwa oraz marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził na to wymaganą zgodę.

3.2. Dane przekazywane przy kontakcie

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami przez e-mail, telefon, formularz kontaktowy lub inny kanał komunikacji, możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,

• adres e-mail,

• numer telefonu,

• nazwę firmy,

• treść wiadomości,

• dane zawarte w korespondencji,

• informacje potrzebne do obsługi zapytania.

Dane te przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji, przedstawienia oferty, obsługi sprawy lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.

3.3. Dane konta użytkownika

W celu założenia i obsługi konta w Sales Optimizer przetwarzamy:

• adres e-mail,

• hasło w postaci zabezpieczonego skrótu,

• identyfikator użytkownika w systemie,

• datę utworzenia konta,

• datę ostatniego logowania,

• ustawienia konta,

• informacje o statusie konta,

• historię podstawowych działań w panelu.

Użytkownik loguje się do panelu za pomocą adresu e-mail i hasła.

3.4. Dane połączonego konta Allegro

Jeżeli użytkownik połączy konto Allegro z Sales Optimizer, możemy przetwarzać dane potrzebne do działania integracji, w tym:

• identyfikator użytkownika lub sprzedawcy Allegro,

• nazwę lub login sprzedawcy,

• identyfikatory techniczne konta Allegro,

• marketplace, którego dotyczy połączenie,

• status połączenia konta Allegro,

• informacje o dacie połączenia, odłączenia lub ponownego połączenia,

• informacje o błędach autoryzacji,

• token dostępowy i token odświeżający, przechowywane w formie zabezpieczonej.

Połączenie z Allegro odbywa się po stronie Allegro. Sales Optimizer nie pobiera i nie przechowuje hasła użytkownika do Allegro.

3.5. Dane ofert Allegro

W celu świadczenia usługi Sales Optimizer pobieramy i przetwarzamy dane ofert Allegro należących do połączonego konta użytkownika, w szczególności:

• identyfikator oferty Allegro,

• tytuł oferty,

• opis oferty,

• cenę i walutę,

• zdjęcia i miniaturki,

• external ID,

• status publikacji oferty,

• format sprzedaży,

• liczbę sztuk lub informację o zestawie,

• kategorię i wybrane parametry oferty,

• informacje o tym, czy oferta jest aktywna, zakończona, niedostępna lub jest szkicem,

• daty synchronizacji,

• link do oferty Allegro,

• informacje o błędach pobrania lub synchronizacji.

Dane ofert Allegro są przetwarzane w celu synchronizacji ofert, prezentowania ich w panelu, generowania szkiców ofert-zestawów oraz tworzenia szkiców po stronie Allegro.

3.6. Dane szkiców ofert-zestawów

W ramach działania Sales Optimizer użytkownik może generować szkice nowych ofert-zestawów. W tym celu przetwarzamy:

• dane oferty bazowej,

• liczbę sztuk w zestawie,

• tytuł wygenerowanego szkicu,

• opis wygenerowanego szkicu,

• cenę szkicu,

• zdjęcie lub grafikę zestawu,

• relację między ofertą bazową a szkicem zestawu,

• status szkicu,

• status utworzenia szkicu po stronie Allegro,

• dane edytowane przez użytkownika przed utworzeniem szkicu w Allegro.

3.7. Dane przetwarzane przez model AI

Sales Optimizer korzysta z własnego modelu AI w celu tworzenia lub modyfikowania elementów szkiców ofert-zestawów.

Model AI może przetwarzać dane oferty Allegro, takie jak:

• tytuł,

• opis,

• zdjęcia,

• cena,

• liczba sztuk w zestawie,

• wybrane informacje o kategorii i parametrach,

• instrukcje użytkownika lub ustawienia dotyczące generowania.

Dane te są wykorzystywane w celu wygenerowania nowego zdjęcia zestawu, tytułu, opisu lub innych elementów szkicu oferty-zestawu.

Nie wykorzystujemy danych użytkowników do sprzedaży danych osobowych podmiotom trzecim.

3.8. Dane dotyczące kredytów i rozliczeń

W ramach systemu kredytów przetwarzamy:

• saldo kredytów,

• historię przyznanych kredytów,

• historię wykorzystanych kredytów,

• powiązanie wykorzystania kredytu z wygenerowanym szkicem,

• datę i rodzaj operacji,

• informacje o korektach, zwrotach lub ręcznych zmianach salda.

W wersji beta kredyty mogą być przyznawane bezpłatnie. W przyszłości użytkownik może mieć możliwość zakupu kredytów online.

3.9. Dane do faktur i płatności

Jeżeli użytkownik kupuje kredyty, zamawia usługę lub prosi o wystawienie faktury, możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko albo nazwę firmy,

• NIP,

• adres prowadzenia działalności lub adres do faktury,

• adres e-mail,

• numer telefonu,

• dane zamówienia,

• kwotę zamówienia,

• status płatności,

• historię płatności,

• dane wymagane przez przepisy księgowe i podatkowe.

Aktualnie zakup może odbywać się na podstawie faktury i przelewu. W przyszłości możliwa będzie obsługa płatności online przez operatora płatności wskazanego w procesie zakupu.

Nie przechowujemy pełnych danych karty płatniczej użytkownika. Dane płatnicze są obsługiwane przez operatora płatności zgodnie z jego zasadami bezpieczeństwa i polityką prywatności.

3.10. Dane zadań, błędów i logów

W celu zapewnienia prawidłowego działania panelu, obsługi błędów, bezpieczeństwa i rozliczalności działań przetwarzamy:

• historię zadań wykonywanych w panelu,

• statusy zadań,

• daty rozpoczęcia i zakończenia zadań,

• informacje o tym, który użytkownik wykonał daną akcję,

• informacje o sklepie Allegro i ofercie, której dotyczyła akcja,

• komunikaty błędów,

• dane techniczne potrzebne do diagnozy problemów,

• logi systemowe i bezpieczeństwa.

Logi techniczne mogą zawierać identyfikatory użytkownika, identyfikatory sklepu, identyfikatory ofert, adres IP, datę i godzinę operacji oraz informacje o błędach.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna
Założenie i obsługa konta użytkownika	e-mail, hasło w formie zabezpieczonej, dane konta	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Udostępnienie panelu Sales Optimizer	dane konta, dane ofert, dane zadań	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Połączenie konta Allegro	identyfikatory Allegro, login sprzedawcy, tokeny integracyjne, status połączenia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Synchronizacja ofert Allegro	dane ofert, zdjęcia, opisy, ceny, statusy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Generowanie szkiców ofert-zestawów	dane ofert, zdjęcia, tytuły, opisy, cena, liczba sztuk	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Obsługa kredytów	saldo, historia operacji, powiązanie z wygenerowanymi szkicami	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Sprzedaż kredytów lub usług	dane zamówienia, dane płatności, dane fakturowe	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Wystawianie i przechowywanie faktur	dane firmowe, NIP, adres, dane księgowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny
Kontakt z użytkownikiem	dane kontaktowe, treść wiadomości	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora
Obsługa reklamacji i roszczeń	dane konta, historia działań, korespondencja	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora
Bezpieczeństwo i diagnostyka techniczna	logi, IP, informacje o błędach, identyfikatory techniczne	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora
Analityka korzystania ze strony i panelu	dane techniczne, zdarzenia, statystyki	art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgoda, jeżeli wymaga tego prawo
Marketing bezpośredni własnych usług	dane kontaktowe, dane o aktywności	art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgoda, jeżeli wymaga tego prawo
Cookies i podobne technologie niewymagane technicznie	identyfikatory cookies, dane analityczne i marketingowe	zgoda użytkownika

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w szczególności: zapewnienie bezpieczeństwa systemu, rozwijanie usług, obsługa zapytań, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, prowadzenie analityki oraz marketing własnych usług, o ile nie narusza to praw i wolności użytkownika.

5. Integracja z Allegro

Połączenie konta Allegro jest dobrowolne, ale konieczne do korzystania z głównych funkcji Sales Optimizer.

Po połączeniu konta Allegro Sales Optimizer uzyskuje dostęp do danych niezbędnych do świadczenia usługi, w szczególności do danych ofert i informacji o koncie sprzedawcy. Zakres dostępu zależy od uprawnień przyznanych przez użytkownika w procesie autoryzacji Allegro.

Użytkownik może odłączyć konto Allegro w panelu. Odłączenie konta może ograniczyć lub uniemożliwić korzystanie z funkcji wymagających synchronizacji ofert.

Odłączenie konta Allegro w Sales Optimizer nie musi oznaczać automatycznego cofnięcia zgody po stronie Allegro. Użytkownik może zarządzać dostępami także w ustawieniach swojego konta Allegro, jeżeli Allegro udostępnia taką możliwość.

6. Własny model AI

Sales Optimizer wykorzystuje własny model AI w celu automatyzacji tworzenia szkiców ofert-zestawów.

Model AI może analizować dane ofert, zdjęcia, tytuły, opisy i ceny, aby przygotować nowy szkic oferty-zestawu. Wyniki działania modelu są prezentowane użytkownikowi w panelu jako szkic. Użytkownik powinien sprawdzić treść, cenę, zdjęcie, opis i parametry szkicu przed utworzeniem go w Allegro.

Wykorzystywanie modelu AI służy wyłącznie świadczeniu usługi Sales Optimizer, poprawie jakości generowanych szkiców oraz zapewnieniu prawidłowego działania systemu.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu serwisu i świadczeniu usług, w szczególności:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej, w tym Hetzner,

• dostawcy poczty firmowej obsługującej adres bok@salesoptimizer.pl,

• dostawcy narzędzi analitycznych, w tym Google Analytics i PostHog,

• dostawcy systemu księgowego lub biura rachunkowego,

• operatorowi płatności online wskazanemu w procesie zakupu,

• bankom i operatorom przelewów,

• Allegro, w zakresie niezbędnym do działania integracji,

• podmiotom świadczącym obsługę techniczną, informatyczną, prawną lub księgową,

• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów, przepisów prawa albo własnych regulaminów i polityk prywatności, jeżeli działają jako odrębni administratorzy danych.

Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady staramy się korzystać z dostawców, którzy przetwarzają dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Niektórzy dostawcy narzędzi, w szczególności dostawcy analityki, poczty, infrastruktury technicznej lub płatności, mogą jednak przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z podmiotów powiązanych znajdujących się poza EOG.

W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych wymaganych zabezpieczeń.

9. Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa albo potrzebny do zabezpieczenia roszczeń.

W szczególności:

• dane konta użytkownika przechowujemy przez czas korzystania z konta;

• dane ofert, szkiców, zadań i kredytów przechowujemy przez czas korzystania z usługi oraz przez okres potrzebny do obsługi reklamacji, rozliczalności i ewentualnych roszczeń;

• dane połączonego konta Allegro przechowujemy przez czas aktywnego połączenia, a po odłączeniu przez okres potrzebny do obsługi historii działań, reklamacji, bezpieczeństwa i ewentualnego ponownego połączenia konta;

• dane księgowe i fakturowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;

• dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;

• dane przetwarzane na potrzeby dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przechowujemy nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń, co do zasady do 6 lat;

• logi techniczne i bezpieczeństwa przechowujemy przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i rozliczalności działań.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane w zakresie dalszego przetwarzania.

10. Usunięcie konta

Użytkownik może usunąć konto samodzielnie w panelu, jeżeli taka funkcja jest dostępna, albo skontaktować się z nami pod adresem bok@salesoptimizer.pl.

Usunięcie konta może spowodować brak dostępu do panelu, historii zadań, kredytów, połączonych kont Allegro i wygenerowanych szkiców.

Po usunięciu konta możemy nadal przechowywać wybrane dane, jeżeli jest to konieczne do:

• wykonania obowiązków prawnych,

• rozliczeń księgowych lub podatkowych,

• obsługi reklamacji,

• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

• zapewnienia bezpieczeństwa systemu,

• udokumentowania wykonanych operacji.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika. Mogą być wykorzystywane do zapewnienia prawidłowego działania strony i panelu, utrzymania sesji, zapamiętania preferencji, prowadzenia statystyk, analityki oraz działań marketingowych.

Stosujemy w szczególności:

• cookies niezbędne — potrzebne do działania strony, logowania, bezpieczeństwa i utrzymania sesji;

• cookies analityczne — pomagające zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony i panelu;

• cookies marketingowe — wykorzystywane do prowadzenia lub mierzenia działań marketingowych, jeżeli są stosowane;

• cookies funkcjonalne — pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika.

Cookies niewymagane technicznie są stosowane na podstawie zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.

Użytkownik może zarządzać zgodami cookies z poziomu banera lub ustawień cookies, jeżeli są dostępne. Może również zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu lub panelu.

12. Analityka

Korzystamy z narzędzi analitycznych, w tym Google Analytics oraz PostHog, aby analizować sposób korzystania ze strony i panelu, poprawiać użyteczność, wykrywać błędy i rozwijać usługę.

Narzędzia analityczne mogą przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, odwiedzanych podstronach, kliknięciach i zdarzeniach w systemie.

W zakresie, w jakim analityka wymaga zgody użytkownika, dane są przetwarzane po jej wyrażeniu.

13. Komunikacja marketingowa

Możemy prowadzić marketing własnych usług, w tym informować o funkcjach Sales Optimizer, nowych możliwościach, promocjach lub zmianach w ofercie.

Komunikacja marketingowa za pomocą środków komunikacji elektronicznej, takich jak e-mail lub telefon, jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności po uzyskaniu wymaganej zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę na komunikację marketingową albo zgłosić sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, kontaktując się z nami pod adresem bok@salesoptimizer.pl.

Obecnie nie prowadzimy newslettera. Jeżeli newsletter zostanie uruchomiony, zapis będzie dobrowolny, a użytkownik będzie mógł w każdej chwili zrezygnować z jego otrzymywania.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

W szczególności stosujemy:

• kontrolę dostępu do danych,

• zabezpieczenia kont użytkowników,

• przechowywanie haseł w formie zabezpieczonych skrótów,

• zabezpieczone przechowywanie tokenów integracyjnych,

• ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób,

• logi bezpieczeństwa,

• kopie zapasowe lub inne mechanizmy zapewniające ciągłość działania,

• procedury obsługi błędów i incydentów.

Mimo stosowania zabezpieczeń, korzystanie z usług internetowych zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Użytkownik powinien chronić swoje dane logowania i nie udostępniać hasła osobom trzecim.

15. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,

• otrzymania kopii danych,

• sprostowania danych,

• usunięcia danych,

• ograniczenia przetwarzania,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji praw można skontaktować się z nami pod adresem: bok@salesoptimizer.pl.

16. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do korzystania z określonych funkcji.

W szczególności:

• podanie adresu e-mail i hasła jest niezbędne do założenia konta;

• połączenie konta Allegro jest niezbędne do synchronizacji ofert i generowania szkiców na podstawie ofert Allegro;

• podanie danych firmowych może być niezbędne do wystawienia faktury;

• podanie danych płatniczych lub rozliczeniowych może być niezbędne do zakupu kredytów;

• brak zgody na cookies analityczne lub marketingowe nie blokuje korzystania z podstawowych funkcji, ale może ograniczyć analitykę lub personalizację.

17. Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Sales Optimizer wykorzystuje automatyzację i model AI do przygotowywania szkiców ofert-zestawów. Automatyzacja może obejmować analizę danych oferty, wygenerowanie zdjęcia, tytułu, opisu, ceny lub innych elementów szkicu.

Wyniki działania systemu mają charakter pomocniczy i służą przygotowaniu szkicu oferty. Użytkownik powinien sprawdzić szkic przed jego utworzeniem w Allegro.

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

18. Linki zewnętrzne

Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron internetowych, w szczególności do Allegro, operatorów płatności lub innych usługodawców.

Nie odpowiadamy za zasady prywatności stosowane przez zewnętrzne strony i usługi. Przed skorzystaniem z nich zalecamy zapoznanie się z ich regulaminami i politykami prywatności.

19. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować Politykę prywatności, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, zmian technologicznych, zmian w sposobie działania Sales Optimizer lub rozszerzenia zakresu usług.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie https://salesoptimizer.pl/.

W przypadku istotnych zmian możemy poinformować użytkowników także w panelu lub drogą mailową.

20. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem:

bok@salesoptimizer.pl

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.